Preiskalkulation & Rentabilität

Kennen Sie Ihren tatsächlichen Gewinn?

Viele Unternehmer kennen ihren Umsatz bis auf den Franken genau. Das ist wichtig. Der Umsatz allein sagt jedoch nichts darüber aus, ob ein Auftrag tatsächlich rentabel war. Entscheidend ist nicht, wie viel Geld eingenommen wurde, sondern wie viel nach Abzug aller Kosten übrig bleibt. Genau hier beginnt die eigentliche Aufgabe eines Unternehmers.

Nach Abschluss eines Auftrags folgt meist bereits der nächste. Für eine Nachkalkulation bleibt oft keine Zeit. Dabei liefert gerade jeder abgeschlossene Auftrag wertvolle Informationen für zukünftige Entscheidungen. Wer diese Erkenntnisse nicht nutzt, übernimmt dieselben Fehler automatisch in die nächste Offerte.

Warum eine gute Preiskalkulation allein nicht ausreicht

Eine sorgfältig kalkulierte Offerte ist die Grundlage eines wirtschaftlichen Auftrags. Während der Ausführung verändert sich jedoch häufig mehr als gedacht. Materialpreise steigen, zusätzliche Arbeiten kommen hinzu, Montagezeiten verlängern sich oder Mitarbeitende benötigen mehr Zeit als ursprünglich geplant. Oft sind es viele kleine Abweichungen, die einzeln kaum auffallen, zusammen aber einen erheblichen Einfluss auf die Rentabilität haben.

Deshalb reicht es nicht aus, nur sauber zu kalkulieren. Ebenso wichtig ist es, nach Abschluss eines Auftrags zu überprüfen, ob die ursprüngliche Kalkulation überhaupt eingehalten wurde.

Warum Nachkalkulationen so wichtig sind

Eine Nachkalkulation zeigt, wo Geld verdient und wo Geld verloren wurde. Wurden die kalkulierten Stunden eingehalten? Haben sich Materialkosten verändert? Sind Nacharbeiten entstanden? Mussten zusätzliche Leistungen erbracht werden, die später nicht verrechnet wurden?

Genau diese Fragen liefern die Grundlage für bessere Entscheidungen. Wer seine Nachkalkulationen regelmässig auswertet, verbessert nicht nur zukünftige Angebote, sondern erkennt auch Schwachstellen innerhalb der eigenen Abläufe.

Welche Kosten häufig unterschätzt werden

Viele Betriebe berücksichtigen Material und Arbeitszeit. Das allein genügt jedoch selten.

Rüstzeiten, Fahrzeiten, Wartezeiten auf der Baustelle, Nacharbeiten, Reklamationen, Garantiearbeiten, Werkzeugverschleiss oder zusätzlicher Verwaltungsaufwand werden häufig gar nicht oder nur teilweise berücksichtigt. Hinzu kommen kleine Zusatzarbeiten, die während eines Auftrags selbstverständlich erledigt werden, später aber auf keiner Rechnung erscheinen.

Jeder einzelne Punkt wirkt unbedeutend. Über ein ganzes Jahr betrachtet entstehen daraus jedoch schnell erhebliche Beträge.

Warum hohe Auslastung nicht automatisch Gewinn bedeutet

Volle Auftragsbücher sind erfreulich. Sie sagen jedoch nichts über die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens aus.

Wenn Mitarbeitende auf Material warten, Informationen fehlen, Maschinen stillstehen oder Nacharbeiten notwendig werden, entstehen jeden Tag zusätzliche Kosten. Nach aussen wirkt der Betrieb voll ausgelastet. Tatsächlich wird jedoch ein Teil der Arbeitszeit unproduktiv eingesetzt.

Deshalb sollte nicht nur die Auslastung betrachtet werden. Entscheidend ist, wie wirtschaftlich einzelne Aufträge tatsächlich abgewickelt werden.

Welche Kennzahlen wirklich weiterhelfen

Nicht zwanzig Kennzahlen entscheiden über den Unternehmenserfolg. Wenige, dafür regelmässig ausgewertete Zahlen liefern häufig wesentlich bessere Erkenntnisse.

Dazu gehören beispielsweise der Deckungsbeitrag, der Stundenverrechnungssatz, produktive Stunden, die Nacharbeitsquote, Materialkosten pro Auftrag, die durchschnittliche Auftragsdauer oder offene Forderungen. Wer diese Kennzahlen kennt, erkennt frühzeitig, wo Handlungsbedarf besteht.

Die Lösung beginnt im eigenen Betrieb

Steigende Materialpreise, höhere Lohnkosten oder zunehmender Wettbewerb beeinflussen selbstverständlich jedes Unternehmen. Den grössten Einfluss auf die Rentabilität haben jedoch die eigenen Prozesse.

Wer Nachkalkulationen konsequent durchführt, Kennzahlen regelmässig auswertet und Abläufe kontinuierlich verbessert, schafft die Grundlage für dauerhaft wirtschaftliches Arbeiten. Oft sind es nicht einzelne grosse Entscheidungen, sondern viele kleine Verbesserungen, die zusammen einen erheblichen Unterschied machen.

Praxistipp von Klaus Bracken

Führen Sie nach jedem grösseren Auftrag eine kurze Nachkalkulation durch. Vergleichen Sie die kalkulierten Stunden mit den tatsächlich benötigten Stunden, überprüfen Sie Materialkosten und halten Sie alle Abweichungen fest. Bereits nach wenigen Monaten erkennen Sie wiederkehrende Muster. Genau diese Erkenntnisse helfen Ihnen dabei, zukünftige Offerten realistischer zu kalkulieren, Prozesse zu verbessern und die Rentabilität Ihres Unternehmens nachhaltig zu steigern.

Aus der Praxis

In vielen Betrieben liegt das grösste Einsparpotenzial nicht im Einkauf oder bei den Lohnkosten. Es steckt in den täglichen Abläufen. Bereits wenige Minuten Zeitersparnis pro Auftrag summieren sich über ein Jahr zu mehreren hundert Arbeitsstunden. Wer seine Prozesse regelmässig hinterfragt und Entscheidungen auf Grundlage von Zahlen trifft, verbessert nicht nur einzelne Aufträge, sondern die Wirtschaftlichkeit des gesamten Unternehmens.

Klaus Bracken
Administrative Unterstützung KMU
Prozessoptimierung | Interim